Bij cheQ hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke gegevens die wij verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België (Dit zijn de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).)
We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.
In deze privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
Deze privacy statement is voor u bedoeld wanneer u:
cheQ nv met maatschappelijke zetel te 3500 Hasselt, Hendrik van Veldekesingel 150 bus 20 is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR).
We verzamelen je gegevens zodra je je gegevens invult of achterlaat op onze website of op één van onze IT-applicaties/tools, wanneer je je inschrijft in één van onze vestigingen of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (vb. jobbeurs) of laat aanmelden (vb. voor uitzendarbeid via eigen selectie van een gebruiker – payroll) om gebruik te willen maken van onze dienstverlening.
We kunnen je gegevens ook verzamelen wanneer je deze openbaar hebt gemaakt o p publieke/sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we je eerst vragen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy statement. Heb je geen interesse, dan kunnen we een aantal beperkte gegevens van jou verwerken om je wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen nakomen.
We verzamelen je persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder je daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, je toestemming daarvoor te vragen.
Meer specifiek gebruiken we je persoonsgegevens om, in voorkomend geval:
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Een deel van deze gegevens (vb. identiteit, opleiding, werkervaring, …) is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens (bijv. referenties, eigen voorkeuren voor bepaalde functies, motivatiebrief, volledig cv, …) zijn niet verplicht maar kunnen wenselijk zijn om onze dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers of klanten van cheQ. Als je ervoor kiest om ons je gegevens te verstrekken mogen wij deze gegevens gebruiken en delen met klanten en opdrachtgevers in het kader van je arbeidsbemiddeling of je tewerkstelling.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons verstrekt. Je doet er goed aan om elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven.
Jouw toestemming: bij online inschrijving of bij inschrijving in een kantoor geef je ons online via je profiel op “my cheQ” of via het daarvoor bestemde formulier jouw toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens in het kader van bemiddelings- en selectieactiviteiten, voor het nemen van referenties bij de door jou opgegeven personen/bedrijven of voor het ontvangen van commerciële aanbiedingen.
Wanneer we met jou een arbeidsovereenkomst sluiten, hebben we een aantal gegevens nodig om die overeenkomst te kunnen opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Aangezien je meestal werkzaam bent bij één van onze klanten, hebben we ook steeds je contactgegevens nodig om onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen en wisselen we met onze klanten gegevens uit over je prestaties
Onze dienstverlening is onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen. We moeten tijdig en voor de volledige duurtijd van die verplichtingen over alle informatie beschikken die nodig is om aan die verplichtingen te kunnen voldoen of om bij controle achteraf te kunnen aantonen dat we aan onze verplichtingen hebben voldaan. Zo dienen wij bijvoorbeeld je tewerkstelling tijdig aan te melden bij de overheid (=Dimona-aangifte), je loon correct te berekenen en tijdig uit te betalen op jouw bankrekeningnummer en je prestaties aan te geven bij de diverse instanties van de sociale zekerheid en de fiscus.
Indien nodig, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van cheQ of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en de continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering.
Het gaat onder meer om de volgende persoonsgegevens:
Welke bijzondere persoonsgegevens verzamelen we eventueel van jou:
Alleen indien nodig voor de uitvoering van je bemiddeling of tewerkstelling, de verwezenlijking van de onder punt C vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke verplichting (van cheQ of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van cheQ of van een derde partij) kan cheQ bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken:
aanbod van ondersteunende activiteiten in het kader van jouw zoektocht naar werk/professionele ontwikkeling (workshops, jobaanbod, …);
interne dienstverlening (administratieve taken inzake je bemiddeling en tewerkstelling, IT-diensten, …);
promoties en marketingacties (voor zover je hiervoor je toestemming hebt gegeven); -interne audits;
screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);
selectie van geschikte kandidaten voor het invullen van een openstaande vacature als uitzendkracht of vaste medewerker;
actieve aanbieding van jouw profiel en cv;
registratie van je gegevens in de personeelsbeheersystemen van klanten (bij uitzendarbeid);
uitwisseling van alle gegevens in verband met je prestaties als uitzendkracht;
facturatie van de dienstverlening;
audits bij opdrachtgevers of klanten;
het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van cheQ (vb. IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, …);
aan externe medische preventiediensten, leveranciers van maaltijdcheQues en ecocheQues, verzekeringsmaatschappijen, …);
het leveren van diensten aan cheQ in het kader van tewerkstelling (vb.aan onze bedrijfsrevisoren, audit en certificatie kantoren, voor onder meer: aan (het –auditkantoor of onderzoeksbureau van) Federgon (beroepsfederatie van de HRdienstverleners), voor onder meer:
het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel van Federgon;
wetenschappelijk onderzoek;
tevredenheidsenquêtes
statistische doeleinden;
Je persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de Europese Unie. cheQ neemt daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan je terecht bij de privacy@cheq.be.
8.aan sectorale fondsen voor bestaanszekerheid (vb. eindejaarspremie uitzendkrachten);
In het geval de GDPR-wetgeving ons verplicht, sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen
Wij garanderen dat we je gegevens niet langer bewaren dan vereist door de wet of de interne reglementen van toepassing binnen onze onderneming.
De standaard bewaringstermijnen zijn afhankelijk van de doelstellingen waarvoor we je gegevens verwerken en of je al dan niet tewerkgesteld wordt door cheQ.
Op de bemiddelingsgegevens die je ons verstrekt via je online profiel in my cheQ op onze website www.cheQ.be of via inschrijving bij een consultant in een cheQ -kantoor of HR-center passen wij volgende bewaartermijnen toe:
Indien je daarnaast ook voor cheQ werkt of hebt gewerkt, bewaren wij al je tewerkstellingsgegevens (identificatie, prestaties, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, …) nog voor een periode van 7 jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen
cheQ doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.
Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen. De toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt cheQ met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
cheQ verwerkt je persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van deze privacy statement. Als betrokken partij beschik jij over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen
Je kan volgende rechten uitoefenen:
We zullen je gegevens niet verwerken indien je ons geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te gebruiken om jou naar werk te begeleiden, maar dan zal je ook geen gebruik kunnen maken van de bemiddelingsdiensten van cheQ.
Eens je je toestemming hebt gegeven om je te bemiddelen naar werk, kan je die toestemming ook weer intrekken. Dit zal tot gevolg hebben dat je bemiddelingsdossier zal verwijderd worden volgens het recht op gegevenswissing (zie verder)
Je toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken voor promoties en marketingacties van cheQ moet je zelf intrekken in je online profiel op my cheQ waar je zelf zonder enige tussenkomst van cheQ je toestemming voor het ontvangen van marketingacties per e -mail of sms kan beheren. Beschik je niet over een online profiel, dan moet je dit doen via je consultant in je cheQ-kantoor, die je hiervoor een document zal laten ondertekenen.
Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens voor de intrekking of de rechtmatigheid van de verwerking van (een aantal van) diezelfde gegevens
Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van cheQ of van een derde. Bij de uitoefening van dit recht zal je i n het formulier moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.
Je kan uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van je persoonsgegevens. Als dit het geval is, kan je volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van jou bewaren, de categorieën van ontvangers ervan (derde landen of internationale organisaties), de bewaartermijn en of de criteria om die te bepalen, je overige rechten, andere bronnen van herkomst van je gegevens en het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen
Beschik je over een online profiel op my cheQ, dan heb je automatisch reeds inzage in een groot deel van de over (en door) jouw geregistreerde persoonsgegevens
Je kan vragen om alle volgens jou onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zal je in het formulier moeten aangeven welke gegevens je precies wil rechtzetten of aanvullen
Beschik je over een online profiel op my cheQ, dan kan je, zonder enige tussenkomst van cheQ, zelf een groot deel van je persoonsgegevens aanpassen en aanvullen.
Onjuiste objectieve persoonsgegevens (vb. foutieve schrijfwijze van je naam, verkeerd adres, …) worden steeds rechtgezet zoals gevraagd. Volgens jouw onjuist geachte subjectieve persoonsgegevens (vb. negatieve evaluatie, ongunstige testresultaten, …) worden slechts aangepast indien wij het met jou eens zijn. Indien niet, passen wij deze persoonsgegevens niet aan, maar noteren wij je eventuele aanvullende verklaring hierover
Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door cheQ);
de verwerking van je persoonsgegevens door cheQ onrechtmatig zou zijn maar je toch je recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen;
wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in deze privacy statement.
Je kan je rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doe je door een e-mail te sturen naar privacy@cheq.be.
Ten laatste binnen de maand na ontvangst van je e-mail zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan je aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van je e-mail over deze verlenging
In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, …) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan je aanvraag kunnen voldoen.
Op ons domein cheQ.be maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op je computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kan hier meer over lezen in onze Cookie Policy op onze website
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door cheQ of over dit privacy statement, dan kan je contact opnemen met cheQ via privacy@cheq.be
Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel
Heb je weet van een datalek, of heb je een vermoeden van een datalek, dan vragen wij je om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via privacy@cheq.be
cheQ kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze privacy statement. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien op de website van cheQ. Deze versie is dateert van maart 2019